当我们谈到外贸英语邮件的写作技巧的时候，我们一定要牢记我们的写作原则。下面我们首先从文章组织结构上浅谈一下外贸英语邮件写作技巧。这里我们推荐的是著名的3W文章组织结构即:Why do you write the letter?（第一部分）；What's the detailed reason?（第二部分）；What do you expect your reader to do?（第三部分）。
第一部分(Why do you write the letter?):在邮件的一开头就要目的明确、简明扼要告诉客户你写这封邮件的目的。例如:I am writing in response to a phone call I received from your company this morning或者 Will you please send me information about your dress style no.，I am replying to your letter of April 15. 这样的开头直接提出要求和询问，可以使得读信人立刻知道写信的意图，在读信的时候可以把注意力集中在问题的重点上。
第二部分(What's the detailed reason?):在这个部分里你要把事情或者愿意的详细情况告诉对方，此部分务必做到有条理。最好能有1、2、3这样的格式出现。例如:1. For the price, we have to say that is most competitive we can offer, considering our excellent quality. 2. For the payment, our usual way is T/T, 30% deposit 70% balance. 3. As to the lead time, usually it is around 30 days for 3,000 pieces. 这样一条一条的说，既思路清晰又方便客户回复，因为有经验的客户直接就会在你的1、2、3的基础上改用其他颜色的字体进行回复了。
第三部分(What do you expect your reader to do?):在这一部分通常都是直接写客气的结束语就可以了，因为你主要的意思已经在第二部分表达过了，为了节省自己和客户的时间这一部分都很短。例如:Should you have any inquiry, please kindly feel free to let us know. 或者简洁的说Please contact us if you have inquiry. 更为直接的就是邮件系统自设的BEST REGARDS/Have a nice day。
很多外贸新手刚入职场的时候尽管已经通过了CET-4和CET-6，但是好像总找不到感觉一样，写出来的邮件要不就是过于啰嗦，要不就是词不达意，稍微好一些的虽然能表达清楚，但是在语气上又不够灵活。笔者认为，一封优秀的外贸英语邮件要注意语态、语序、时态、语气四个方面。语态上讲，英语分为主动和被动语态，主动语态更多的用在感情的表露而被动语态多用于客观事实的陈述，国外客户更习惯用被动语态来表达事情。语序上要注意的是必须符合英文的行文逻辑切忌出现CHNGLISH的表达。时态上要注意的是不要用过于复杂的时态，虽然英语的时态多达16种，但是实际上人们常用的也就6种或8种。语气是一个可大可小的问题，虽然它不会影响文字的整体意思，但是运用的恰当与否会使读邮件的人感觉亲切且舒服。为了帮助大家尽快提高，笔者特地总结了一些常见的错误和需要注意的事项供大家参考。
第一、称呼
客户的名字千万不要错。老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶，外国客户也会将其视为尊重问题。在这里笔者温馨提示:假如你英文不好，至少你要把客户名字拼写写正确；假如你发音一般，那至少你要把客户名字念正确，最好你能对客户的公司背景家乡资料加以熟悉，这样的沟通会更流畅。笔者就曾经因为提前研究了一位德国客户资料，临时抱佛教的学了几句:Guten morgen , Guten tag. Ich liebe dich等常用德语，结果商谈的时候额外顺利，后来才知道德意志名族有着强烈的民族自豪感，简单的几句德语问候起到了很好的沟通效果。另外，客户的头衔都不要错，头衔或学位，任择其一吧。例如:Howard E. Wyatt, Dr Howard E. Hyatt。
第二、词汇
1. 自己置于对方的立场上
尽量站在客户的位置去尊重、体谅、赞誉对方，尽量使对方受益，使对方感到自己的重要性受到尊重，从而体现礼貌原则。在行文中多用第2人称，少用第一人称。这样显得更加真诚有礼貌，用第一人称使你感到冷淡。例:I think that you did a good job in selling our products. You did a good job in selling our products in your area. 第一句虽然合理，但是没有完全采取对方立场。用“我认为”在一定程度上剥夺了对方的荣誉感，而是我给你的一种赞许。第2句读起来使客户受益，充分体现了礼貌原则。
2. 多运用肯定、积极的词汇
肯定性的词语强调积极方面，给人愉快的感觉，否定性的词语强调消极的方面，给人不愉快的暗示，因此在措辞时尽量舍弃否定性的词语而选用肯定性的词语。例1:Your immediate attention would be appreciated. 例2:Please note that our contract will be valid until August. 在例1中，使用了appreciated积极词汇。在例2中句子采用了valid而避免使用否定词terminate, 因为后者有失恭敬。当然了，这个不能一概而论。如果生气和否定客人有时候能起到更好的效果的话不妨试试，毕竟现在在工厂为王的外贸大环境里，拒绝客户的不合理要求已经不是什么新鲜事了。
3. 模糊性限定词的运用
模糊限定词的功能之一就是通过程度的变化将所修饰的词的词义增强或减弱。在商务信函中，如一方发生了令人不愉快的事，贸易另一方可以运用如sort of, kind of等程度模糊限制语，缓和语气。通过副词unfortunately, hardly等来弱化否定的语气。例:It seems to me that we are giving up too much in this case.
第三、句子
1. 过去时态时运用
用过去时能淡化动作的及时性，减少潜在的面子威胁。在这个例子中，用了助动词did更加礼貌，因为did强调了过去时，使得请求听起来更加的遥远。例如:I did wonder whether you could lower the price.
2. 虚拟语气的运用
在对外贸易中，外贸业务员常用动词的虚拟式提出建议或请求，使语气委婉含蓄，这样更有利于在平等信任的基础上达成贸易协议。例:We should be grateful if you would change the invoice and let us have a correct copy. 通过上面例子的分析，我们可以看出，在提出请求的时候，使用了虚拟语气，可以避免咄咄逼人，更有利于双方在融洽的气氛中建立贸易关系。
3. 进行时态的运用
I was wondering whether you could lower the price. 在本例中，运用了进行时，使请求听起来好像听话人的一时想法，没有经过周密的考虑，减轻了请求或建议对面子的潜在威胁。
4. 被动语态的运用
在商务信函中，用被动句则说明我们这么做是不得已而为之，提醒对方遵守达成的协议。例:You deliver the goods in error. The goods were delivered in error. 英语的被动句强调的是动作的承受者，在商务信函上，使用被动语态是防止责备口气的一个最好的办法。 分析例句发现，第一句人做主语，说话有责备的口气。第二句话将主语换成物，重点从发出动作的人转移到接受动作的对象上去了，这样对方也就摆脱了尴尬的境地。
5. 运用疑问句
疑问句在交际中可以用来间接地表达言语行为，使得威胁面子的行为隐藏在提问中，这样使对方有一种受尊重感。例:Can you send us a copy of your latest catalogue?
6. 复合句的运用
复合句的使用能够避免居高自傲，体现双方的平等地位，如我们常用“I wish… ”，“I hope… ”等句型来提出要求或表达意愿，语气委婉，观点鲜明，暗示了如果你不愿意的话，那也没关系的。例1:We should be most grateful if you could dispatch the goods as soon as possible. 通过使用if从句带来了很好的礼貌效果，比直接要求对方效果要好很多。使用I am afraid, I am sorry等构成复合句在拒绝对方的请求时缓和语气，在给对方提要求时表达对对方的信任。例2:I am sorry we can't advance the time of shipment. 通过使用复合句的形式，将语气生硬的口气转变成使对方感受到面子受到尊重。
7. 肯定句的运用
在商务英语信函方面，对对方的尊重还体现在对对方的态度的积极性，就是强调事情的正面。
第四、语句格式
1. 样式和句子长度不要太单调。千篇一律的subject-verb-object会闷死人的。有时短句跟着长句可以化解一下，但是原则还是简约而不简单。
2. 亲切、口语化是比较受欢迎! 用宾词和主动的词，让人家受落。例如:1. This information will be sincerely appreciated. 2. We sincerely appreciate your information. 明显地，我们会喜欢第2句。原因很简单就是之前我们说过的，表达意愿感情等东西时要用主动语态，简单的客观的陈述一个事情的时候用被动语态。
第五、文法
1、切忌主客不分或模糊。例如:Considering the long time relationship, the goods will be shipped soon .应改为:Considering the long time relationship, we will ship the goods soon. Considerer这个动作是We发出的而不是the goods。
2、句子不要零碎。例如:He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance. 应该连在一起:He decided not to audit the last ten contracts because of our previous objections about compliance.
3、结构对称，令人容易理解。例如:The owner questioned the occupant's lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings. 应改为: The owner questioned the occupant's lease intentions and ink alterations of the contract.
5、时态和语气不要转变太多，正规的外贸信函通篇不能用过多的时态，因为商务信函更类似与新闻稿件而不同于小说，所以过多的时态和语气会让读者觉得太啰嗦而且意思表达不够精确，当然了，适当的为了加强语气更好表达自己对事情的理解、不满时是需要用到Absolutely, of course等词的，所以我们要区别的对待这一点。
6、标点符号要正确，标点符号虽然不会影响到意思的表达，但是对于你本身专业性的提醒是很有帮助的。
7、拼写要正确有电脑拼字检查功能后，就更加不能偷懒。我们常常说习惯使人死亡，需要指出的是不好的习惯会使人加速灭亡。外贸行业是个十分着重细节的行业，所以在诸如单词拼写上，假如你过分的不规范会给客户留下不好的印象，尤其是英美国家等以英语为母语的客户，说大一点，这也是一个尊重问题。
8、慎用大写。非必要不要整个字都是大写，通常外国客人只在发泄不满时候才会通篇用大写。如果要强调的话，用底线、斜字、粗体就可以了。
9、回复技巧。因为外贸邮件要经常围绕一个订单的某个问题（质量、色差、货期、赔偿等）进行不断的邮件往来，所以就需要在原来客户的邮件基础上进行相关的回复，笔者建议用字体颜色来加以区分。比如你可以在客人需要回复的邮件基础上按照不同的1、2、3下面写上“TONY 8 15TH:”，后面的内容用蓝色字体区分出来，这样的话客户一定会为你的细心和专业感动从而对你信任有加。
第六、文体
1. 可读性。对象是大学程度的话，用高中的英文就行，不要以为人人都是语言大师。多用短句(15-20字吧)、技术性的字，就更加要简单易明。
2. 注意段落的开头，一般来说，重要或强调的事情都放在信件或段落的开头，而不重要的句子就放在最尾。 例如:1.Because he was unable to attend the meeting personally, he forwarded his congratulations on cassette tape. 2.He forwarded his congratulations on cassette tape because he was unable to attend the meeting personally. 两者强调的事情就有分别了。
3. 轻重有分。同等重要的用and来连接，较轻的放在次要的句子里。
5. 句子开头不要用含糊不清的主词。例子:These decisions have been a big disappointment to the committee members. They have delayed further action. They是指什么呀？开头少用this, that, it, they或which。
6. 修饰词的位置要小心。例如:He could only reimburse the cost after July 15. 应为:He could reimburse the cost only after July 15.
7. 用语要肯定准确，切忌含糊。例如:The figures show a significant increase. 怎样significant？改为:The figures show an increase of 19%. 当然了这些Significant、Splendid、Excellent等词在某些场合为了达到某种效果是可以用的，比如一个新客户刚接触的时候你可以在邮件末尾写:Hoping a splendid cooperation with you in coming days. 至于到底怎么样个Splendid并不很重要，所以我们的原则是虚实结合，该用数字说话的时候就一定要用数字说话，该用一些略显夸张的形容词时，也不要吝啬你的赞美之词。千万不要忘了世界上最廉价的礼物就是赞美，在这一点上英美商务人士可谓是其中的表率。笔者就曾经在一个外贸工厂辞职时候，收到了一个并不十分熟悉的客户的送别信，信中客户毫不吝啬他的赞美之词“Thank you for everything what you did to us, and we really appreciate it. 同样当2008年汶川地震发生后，笔者立即收到了来自美国、英国、日本、土耳其等国客户的问候:“HI, Torry. How are you ? We just got the information about the earthquake in China, hoping you and your families are all fine. God bless you.”想想看，虽然没有机会一一去过上述国家，但是在地震发生后能有这么多外国朋友关心你，不失为做外贸的额外收获啊！